学生组织办公室（以下称办公室）是学院学生组织举行会议的重要场所。为保证学院日常工作的正常运转，提高办公室的使用效率，特制定办公室管理制度，具体内容如下：
一、学生组织办公室特指博爱楼918室；
二、办公室仅供第四临床医学院举行各种会议、举办各种活动、学生组织值班和对外接待使用。
三、实行办公室预约制度。各部门如需使用办公室无特殊情况需提前至少24小时提交纸质版《第四临床医学院学生组织办公室使用申请表》（详见附件1）至组织内会议室负责人处进行审批，审批通过后，由学生会办公室统一协调安排。《第四临床医学院学生组织办公室使用申请表》内容填写参照填写范例（详见附件2），请按指定要求具体填写。学生组织正常值班无需提前预约会议室。若预约的会议室使用时间与学院临时性重要会议发生时，以全院性会议为先。
三、保持办公室的安全整洁。采用“谁使用，谁负责”的原则，使用单位应确保会议室安全、整洁。禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物，使用结束后关闭门窗。相关人员要及时整理、清扫会议室，保持环境清洁。
四、办公室由组织内会议室负责人负责管理、使用登记与调度等相关事宜，未经允许不得擅自使用、挪用会议室内设备、桌椅等物品。
五、当开展会议、活动或培训时，由会议室借用申请人临时负责办公室卫生及设备安全。
六、会议结束后，办公室借用申请人须与组织内会议室负责人说明使用情况，组织内办公室负责人按安排在会议结束后检查核对会议室使用情况。
七、对于不按规定要求使用办公室的部门，组织内会议室负责人有权提出批评，并暂停借用一周，一学年内满三次，将不再批准其借用会议室申请。
八、本规定由第四临床医学院学生会办公室制定，经审批后自颁布之日起执行。最终解释权归学生会办公室所有。
第四临床医学院团委
2023年10月9日
附件1:第四临床医学院学生组织办公室使用申请表
附件2:第四临床医学院学生组织办公室使用申请表填写范例
